GTD con Evernote – Pechakucha en #Novadors14

Este año he presentado en las jornadas #Novadors14 el pechakucha “GTD con Evernote - Máxima productividad para profesores ocupados”, implementación del sistema GTD (Getting Things Done) con Evernote. Cómo conseguir una mejora de la productividad personal mediante la gestión eficiente de tareas.

Transcripción ampliada del pechakucha, con explicaciones extra:

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La propuesta es: Cómo ser más eficiente gestionando las tareas diarias.
Vengo a presentar el sistema de organización del trabajo llamado GTD (Getting Things Done) de David Allen y la herramienta que propongo para ello es el conocido Evernote.

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Quizás seáis de los que tenéis pocas tareas a gestionar diaria o semanalmente o quizás tengáis muchas pero contéis con un buen sistema de gestión de las mismas.

En mi caso era  NO y NO. Tengo habitualmente bastantes tareas a gestionar y no tenía un sistema eficiente, cosa que me creaba bastante incomodidad en la gestión de las tareas. Necesitaba una herramienta o más bien, un sistema de organización.

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Había probado varias herramientas como Tareas Google, Remember the milk, incluso Evernote (hace unos 4 años) pero ninguna funciono por falta de método.
Enviaba tareas urgentes a Gmail, se mezclaban con el correo electrónico y resultaba realmente incómodo.

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Hace 1 año, retomando Evernote, encontré la combinación GTD con Evernote en Think Wasabi de Berto Pena, un gurú de la productividad. Realmente me revolucionó la manera de organizar mi trabajo.

GTD se puede aplicar con otros programas, pero Evernote me parece una joya y creo que vale la pena explotarlo. Hay quien prefiere una herramienta exclusiva para GTD pero yo utilizo Evernote también para otras cosas y me parece muy útil.

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Evernote es muy versátil y la clave está en saber organizar las notas que enviamos.

Las posibilidades de organización que te da son:
- Una nota es la información que envías (un texto, una imagen, etc)
- Una libreta es una carpeta que contiene notas
- Una pila de libretas es una carpeta que contiene carpetas

Se pueden poner etiquetas pero no las uso para aumentar la agilidad del sistema. Para notas que quiero archivar, pongo un título con palabras clave que pueda encontrar fácilmente con el buscador.

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Su principal virtud es que puedes enviar notas de múltiples maneras y muy ágilmente.
- Desde el móvil o tableta puedes enviar notas de texto, imágenes, audio… En Android se puede instalar un widget que facilita mucho el envío de notas.
- Desde un ordenador la potencia del programa es enorme en todos los sentidos y el envío de notas puede realizarse de manera múltiple:
a) Con combinaciones de teclas (configurables) que abren nota nueva, envían a Evernote lo que tenemos memorizado en el portapapeles o hacen una captura de pantalla (de la parte que te interese).
b) Desde el navegador web (yo uso Firefox principalmente) se instala el Web Clipper y se pueden realizar capturas de URL o de partes de una web.
c) Se puede enviar un fichero directamente a Evernote.
d) Podemos enviar un email a una dirección de correo electrónico asociada a nuestra cuenta de Evernote (ejemplo@m.evernote.com) y será recibido en Evernote como una nota. Esto es extremadamente útil.

Otras dos virtudes son la reorganización muy ágil de notas entre carpetas y un buscador muy potente (busca incluso texto en imágenes).

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Aparte de la gestión de tareas con GTD, Evernote me resulta especialmente útil para almacenar documentos sueltos o efímeros, difíciles de gestionar con el sistema de carpetas de Dropbox que uso para todo. Posteriormente encontraremos estos documentos con el buscador.

También lo uso para links que quiero revisar más tarde y que no quiero que se me despisten (“read later”). Esta es una cosa que antes hacía con Diigo, pero se iban acumulando y se me despistaban. Con este sistema, al menos tendré que volver a ver el link en breve para decidir que hago con él (durante el “Procesamiento” del sistema GTD, que veremos dentro de unas diapositivas). Algunos links los archivo definitivamente con Diigo, otros los imprimo para lectura en papel y otros directamente los borro, porque tras lectura más detallada, no me parecen inreresantes.

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El principal defecto que le veo a Evernote es que no tiene calendario/planificador de tipo Google Calendar (todavía). Hace poco que le han añadido la posibilidad de poner una fecha de recordatorio a una nota i ese día te aparece en el Inbox dicho recordatorio.

Yo complemento Evernote con el Calendario de Google, que ya usaba antes de manera satisfactoria. Los recordatorios de GCalendar son reenviados vía email a Evernote de manera automática. Normalmente estos recordatorios iban a mi correo Gmail y he puesto una filtro de correo para que cualquier email que provenga de “calendar-notification@google.com” sea reenviado a mi email de Evernote (comentado en el punto 6) y por tanto al Inbox de mi Evernote.

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Antes de usar Evernote ya hacia cosas de manera muy eficiente con otras herramientas y he decidido continuar haciéndolo igual. Estas herramientas que uso para complementar a Evernote son:

Dropbox para almacenar archivos organizados en carpetas.
Dropbox y GDrive para compartir documentos o carpetas de documentos.
Diigo (o Delicious) para archivo de links etiquetados.

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Un  pequeño inconveniente de Evernote es la sincronización cada 15 min, acostumbrado como estaba a la sincronización instantánea de Dropbox. Simplemente hay que acostumbrarse a este hecho. Otro detalle relacionado con la sincronización es que si suspendes o hibernas el ordenador (en Windows), no se sincroniza antes de hacerlo y hay que tener la precaución de hacerlo manualmente. Si apagamos el ordenador sí que sincroniza antes de hacerlo, si así lo hemos configurado.

Otro inconveniente es que si nos gusta mucho Evernote, acabaremos contratando Premium que es de pago. En mi opinión, la principal diferencia, es la cantidad de datos que puedes enviar. Si envías imágenes o archivos variados (PDF) de manera frecuente, en seguida acabas los Mb que tienes gratuitos. De toda manera, se puede usar en la versión gratuita y cada usuario se dará cuenta si necesita o no la Premium, que vale unos 40€/Año. A los clientes de Movistar se les ofrece cierta gratuidad en la versión Premium de Evernote (de momento ya he tenido un año gratis).

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Ahora vamos a hablar del método GTD

Consiste en un sistema de gestión de tareas que nos permite concentrarnos 100% en lo que estamos haciendo sin la inquietud de que quizás tenemos algo más importante que hacer o que se nos puede olvidar alguna tarea relevante.

El método lo propone David Allen en su libro homónimo y que en castellano se llama “Organízate con eficacia”

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El método consiste en aplicar 5 pasos (4+1):
Recopilar – Procesar – Organizar – Revisar – Hacer

No es fácil utilizarlo y hay gente que lo intenta y no puede. Incluso sin ser capaces de aplicar todos los pasos, haciendo los dos primeros bien, ya mejora mucho la organización y la productividad

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Recopilar consiste en poner todo (Ideas, tareas, recordatorios…) en un INBOX o bandeja de entrada. Debe ser ágil y para esto Evernote es ideal.
La mejor virtud del método es que estás concentrado trabajando, te viene algo a la cabeza, lo capturas… y sigues con lo que hacías sin distracción. Eres capaz de despreocuparte de lo que acabas de enviar al sistema GTD porque sabes que será procesado en breve (en menos de 24h).

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Procesar consiste en vaciar con agilidad contenido INBOX. Realizo el procesado del Inbox al menos una vez al día, preferentemente por la mañana antes de ir al trabajo.

Las tareas van al sistema GTD (a las carpetas GTD)
Algunas notas han perdido interés y van a la papelera
Otras notas son cosas para archivar
Y otras se envían al calendario/organizador (a GCalendar, como he comentado)

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Al procesar hay dos reglas de oro

Inbox 0:
Cuando procesas hay que vaciar completamente el Inbox.

En mi caso no me limito a aplicar esta norma al Inbox de GTD, sino que también lo aplico al correo electrónico. Normalmente a primera hora de la mañana, como he comentado en el punto anterior, empiezo procesando el correo electrónico y lo hago completamente hasta que están todos los emails “leídos”:
- Algunos emails no tienen interés y los marco como leídos directamente.
- Algunos requieren respuesta. Si puedo responder inmediatamente lo hago y si no, se considera una tarea y lo reenvío al email de mi cuenta de Evernote (como he comentado en el punto 6) para que me aparezca en el Inbox del GTD.
- Algunos emails son una tarea que alguien me encarga (envíame tal documentación, pon tal noticia en la página web, etc.) y por tanto los reenvío a Evernote, tal como he comentado anteriormente, para que entren también al sistema GTD.
- Algunos emails quiero archivarlos por tener un interés especial (comprobante de una compra por internet, una factura electrónica de un suministrador, etc) y también lo reenvío a Evernote pero con intención de archivarlos en una carpeta fuera del sistema de carpetas de GTD.

Regla de los 2 minutos:
Todo lo que se pueda hacer en menos de 2 min., se hace inmediatamente y te lo quitas de en medio. No pasa ni siquiera al sistema de carpetas GTD. Esta regla es extremadamente útil y agiliza mucho nuestra gestión de tareas.

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Organizar consiste en distribuir las tareas en carpetas del sistema GTD. Las carpetas básicas de este sistema són:
- Inbox
- Próxima acción
- Proyectos:
    ·Proyecto 1
    ·Proyecto 2
    ·Proyecto 3
- En espera
- Algún día

La carpeta “Próxima acción” es la más importante y son las tareas a realizar en breve. Es donde acudimos para decidir que hacemos a continuación, dependiendo de nuestra disponibilidad de tiempo y de energías, así como de donde nos encontremos (hay tareas para hacer en “el cole”, otras en casa, etc).
Podríamos decir que es nuestro “centro de operaciones” donde estamos continuamente accediendo.

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La carpeta “Proyectos” realmente es una “Pila de libretas” de Evernote, es decir, una carpeta que contiene carpetas, una por cada proyecto.

Los “Proyectos” en GTD se entienden como varias tareas a realizar sobre un mismo tema. P. ej.:
- Tareas de tutoría (las que se me generan por ser tutor).
- Tareas para montar una ponencia para Novadors.
- Las tareas de 3ESOB

En este último caso aclarar que el seguimiento de las clases, por donde nos hemos quedado o que vamos a hacer en la siguiente, lo hago mediante un organizador parecido a GCalendar, que ha programado un compañero del centro y que forma parte de un programa de gestión de clases. Un “cuaderno del profesor digital”. Con el sistema GTD gestiono tareas como “modificar la sesión de presentación de la unidad 4”, “comprobar los links de la webquest del circulatorio”, etc., es decir, tareas puntuales que no dependen del ritmo normal de las clases y que no se gestionan bien en un calendario/planificador tipo GCalendar. 

Dentro de “Proyectos” tengo una carpeta que me resulta muy útil llamada “Print” donde envío post, artículos, etc. que quiero imprimir para leerlos en papel. Cuando estoy en el estudio al lado de mi impresora, voy a esta carpeta e imprimo los documentos.

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- “En espera”. Acciones que dependen de otra persona, pero que queremos hacer el seguimiento.
Por ejemplo, compras algo por internet, te llega el correo de confirmación de la compra y una vez leído el correo, lo envías a Evernote i durante el proceso de organización, irá a “En espera”. Una vez recibes la compra, en la siguiente revisión de las carpetas GTD, eliminas esta nota.
- “Algún día”. Acciones sin prioridad temporal, pero realistas (no es lugar para utopías). Solamente debemos poner aquí acciones que realmente creemos que haremos algún día y no acciones en plan “cuando vuelva a nacer una o dos veces más y tenga tiempo suficiente, haré…” o “cuando los días tengan 48h haré…”

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Revisar
Consiste en comprobar las carpetas periódicamente o siempre que tengamos inquietud al respecto.

Podemos cambiar notas entre carpetas si hace falta. Por ejemplo, las acciones van pasando de los diferentes “Proyectos” a “Proxima acción” para hacerlas en breve.
Podemos borrar tareas realizadas o las que pierden interés.

Tanto el “Procesamiento” como la “Organización” deben ser muy ágiles y sin demasiada reflexión para que no consuman demasiado tiempo. No debemos tener miedo de poner una tarea donde no corresponde ya que durante la “Revisión” podemos reordenar alguna si cambiamos de idea. El sistema GTD debe de se ágil y no dedicar demasiado tiempo, de manera que dedicamos el tiempo a hacer tareas y no a organizarnos. En mi caso no suelo dedicar más de 10 minutos diarios al GTD (sin contar los envíos de notas en diferentes momentos del día que siempre consumen menos de 1 minuto cada una)

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El último paso es hacer las tareas. Los días no pasan a tener 30h pero eres más ordenado y con menos estrés, priorizas mejor y se despistan tareas importantes.

Un detalle que me parece importante es que las carpetas GTD no deben de pasar demasiado de 20 acciones en su interior ya que considero que es la cantidad que puede ser revisada con agilidad y en caso de que se acumulasen, es muy incómodo leer una lista larga de 30 o más elementos para decidir algo. En mi caso, esta cantidad de 20 notas hace que me esfuerce en hacer tareas, sobre todo las pequeñas, de manera que no se me descontrolen las listas (principalmente la de “Próxima acción”). Realmente la ventaja que le veo a esto es que “despeja el camino” de nuestras tareas por hacer, quitando fácilmente las pequeñas piedrecitas para poder centrarnos y esforzarnos en las grandes rocas difíciles de mover (esta metáfora la he leído en algún sitio y me encanta). No tener grandes cantidades de cosas por hacer también reduce el estrés y la inquietud. No tiene sentido tener una inquietante lista de 30 tareas por hacer si podemos hacer 10 fácilmente y reducir la lista a 20.  


LAS CARPETAS DE EVERNOTE

El punto que me ha parecido más complicado para empezar aplicar este sistema de manera eficiente y utilizar el Evernote en general, ha sido acertar un árbol de carpetas que me resultase cómodo. Creo que una buena estrategia puede ser probar el sistema de carpetas de otra persona e ir adaptándolo a nuestras necesidades, al menos esto es lo que hice yo. A continuación tenéis una simplificación de mi sistema de carpetas para que pueda servir de ejemplo.

Arriba de todo se ve el apartado de atajos que es donde podéis poner carpetas o notas a las que accedéis frecuentemente para tenerlas más a mano. En mi caso he puesto dos de las carpetas que tengo de archivo (carpetas que no pertenecen al sistema GTD) a las que envío continuamente notas.

Entrando ya en el árbol de carpetas (libretas según la nomenclatura de Evernote) vemos que le he puesto una numeración. Esta numeración simplemente es para que me queden ordenadas de la siguiente manera:

Del 01 al 05, carpetas del sistema GTD. Vemos que a la pila de libretas llamada “Proyectos” le he puesto el número 03 y todas las libretas de proyectos empiezan por 0301 (proyecto 01), 0302 (proyecto 02), etc. hasta el 0399 (proyecto 99). No es necesario que sean números correlativos porque hay veces que acabas un proyecto y borras la libreta, quedando un “hueco” en la secuencias de números. En posteriores reestructuraciones de carpetas ya se pueden repensar los números.

Vemos que la primera carpeta de proyecto que tengo es Print, ya comentada anteriormente. Luego he puesto algunos proyectos de ejemplo i tengo una al final llamada “Comprar”, que no es la “lista de la compra” que hago en papel como siempre, sino aquellas compras que no son las habituales como toner, un cable de nosequé, lubricante para contactos eléctricos, etc. Son compras que quedan sueltas y que tengo que hacer, sin que sean para ya. En esta carpeta sí que suelo poner etiquetas con el nombre de la tienda donde se debe comprar la cosa, como por ejemplo mi ferretería habitual, donde compro bastantes cosas.

A partir del 10 (para que me quede separado de las carpetas GTD) empezamos con carpetas que cada uno debe crear según sus intereses.

Las carpetas de proyectos solamente deben contener acciones, y muchas veces que tenemos ideas, links o imágenes relacionadas con uno de los proyectos, pero no deben mezclarse con el sistema GTD. Para estas notas tengo una pila de libretas que se llama “Material proyectos”, con carpetas con el mismo nombre y número que el proyecto al que hacen referencia (pero empezado por 10 en lugar de por 03).

La pila de libretas “Proyectos finalizados” es donde podemos trasladar un proyecto que ya hemos acabado pero que queremos conservar por si necesitamos consultarlo en algún momento. Por ejemplo, en el caso de organizar un viaje de vacaciones, una vez realizado el viaje, podemos guardar el proyecto (la carpeta de material de ese proyecto), donde teníamos información que habíamos recopilado, los billetes de avión, reservas de hotel, etc.

La “Cola de proyectos” son proyectos que van tomando forma i que no queremos poner todavía en la carpeta proyectos. Están esperando el momento de ser empezados.

En la carpeta “Finalizado” pongo acciones sueltas ya hechas, que por su importancia o porque la nota contiene alguna información interesante, las quiero guardar. La inmensa mayoría de acciones realizadas se borran directamente.

Dentro de la pila de libretas “Archivo” tengo las dos libretas mencionadas anteriormente “Archivo general” y “Archivo IES” donde guardo la mayoría de cosas y alguna más que no he puesto en este ejemplo como “Cocina”, “Humor”…


BIBLIOGRAFIA

Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado (@jredrejo)

Cómo implemento mi GTD con Evernote - David Torné (@davidtorne)

Getting Things Done – David Allen (@gtdguy)

GTD fácil – Thinkwasabi (@bertop)

Monográfico de Evernote – Thinkwasabi (@bertop)

Evernote - Web oficial

Guía Evernote – Alfonso Alcántara (@yoriento)

Diagrama del método GTD de Jokin Lacalle (@jolaus)

Productividad con Evernote – Ernesto Bañuelos (@velvor)

Gestión de Tareas y Proyectos. GTD - Victor Cuevas (@vcuevas)

The Secret Weapon: Evernote and GTD smoothly integrated